Puno smo vremena, mi u DeeP Projectu, proveli u IT. Jedan od bitnijih procesa u provođenju operativnog posla bilo je upravljanje promjenama. Upravljanje promjenama u IT servisnom održavanju je bio i ostao proces kojim se osigurava da se svaka promjena u IT uslugama izvrši na kontroliran način i minimalizira rizik prekida usluge ili štetnih posljedica za poslovanje. Upravljanje promjenama uključivalo je identifikaciju, procjenu, odobravanje, koordinaciju, implementaciju i praćenje promjena u IT okruženju.

Svima nama je bilo jasno da upravljanje promjenama u IT servisnom održavanju je ključno za uspjeh svakog pojedinog tima. Kroz vrijeme, jer za awareness je potrebno neko vrijeme, svima je bilo jasno da pravilno upravljanje promjenama osigurava da se IT usluge mogu i moraju razvijati, ali bez negativnog utjecaja na poslovanje i korisnike.

No, najbitnije, upravljanje promjenama smanjivalo je svima (osjećaj) neizvjesnosti tijekom noćnih i ostalih akcija.
U razumijevanju upravljanja IT promjenama, svima je sudionicima bilo jasno gdje je početak i što je očekivani kraj.

Logično, postavlja se pitanje zašto se onda kompanije ne odnose na isti način prema upravljanju promjenama u kompaniji? Zašto zaposlenici ne znaju gdje je početak i što je „kraj“. Nego, samo znaju…

Što nam radi neizvjesnost?

Nekako, po definiciji, neizvjesnost bi bila osjećaj nedostatka sigurnosti i predvidljivosti u vezi s budućim događajima, situacijama ili ishodima. Osjećaj neizvjesnosti može se pojaviti u različitim situacijama, kao što su financijske investicije, međuljudski odnosi, zdravlje, karijera, posao i sl.

Psihološki učinak neizvjesnosti može biti vrlo snažan i različito se manifestira kod ljudi. Dok će se neki pojedinci lako nositi s neizvjesnošću, drugi mogu postati anksiozni, osjećati se preopterećeno, nervozni. Neizvjesnost može izazvati i osjećaj stresa i napetosti, što može negativno utjecati na zdravlje i dobrobit osobe.

Ljudski mozak je ključni faktor u obradi i reakciji na neizvjesnost. Jedna od ključnih struktura u mozgu u odnosu na neizvjesnost je amigdala, koja igra važnu ulogu u obradi emocionalnih informacija. Amigdala se aktivira kada se osoba susreće s neizvjesnošću, a aktivacija ove moždane strukture odnosno dijela mozga može biti povezana s anksioznošću i negativnim emocionalnim reakcijama.

Međutim, drugi dijelovi mozga, poput prefrontalnog korteksa, igraju važnu ulogu u kontroli i regulaciji emocionalnih odgovora na neizvjesnost. Aktivacijom prefrontalnog korteksa može se smanjiti osjećaj neizvjesnosti i smanjiti emocionalne reakcije na neizvjesnost.

Sam prefrontalni korteks možemo aktivirati na način da napravimo tzv. kognitivno restrukturiranje pri čemu ova tehnika uključuje identifikaciju negativnih misli koje se javljaju u vezi s neizvjesnošću te ih zamjenjuje pozitivnim i realističnim mislima. To nam može pomoći u smanjenju negativnih emocionalnih reakcija. Međutim, to možemo napraviti samo ako imamo „prave“ informacije.

Može nam pomoći i npr. tjelovježba.

Međutim, postavljaju se dva ključna pitanja.

Prvo. Zašto bi to naši zaposlenici trebali znati (kognitivno se restrukturirati), pogotovo oni mlađi?
I drugo, zašto ih dovodimo u situaciju da osjećaju neizvjesnost?

Da nije sve samo tako crno, neizvjesnost može biti i pozitivna, jer može otvoriti mogućnosti i pružiti prilike za učenje i rast. Ljudi koji se uspijevaju nositi s neizvjesnošću često su sposobni preuzeti rizik i prilagoditi se promjenama, ali isto tako i otići iz naše kompanije.

Upravljanje promjenama u tvrtkama

Upravljanje promjenama u kompanijama je proces kojim se organizacija prilagođava novim uvjetima i zahtjevima poslovanja. Promjene u poslovnom okruženju su neizbježne i mogu biti posljedica raznih faktora, uključujući tržišne trendove, tehnološke inovacije, prilagođavanje poslovnih procesa, restrukturiranje, akvizicije, spajanja i sl.

Sam (tradicionalni) proces obični ima nekoliko faza.

• Analiza trenutnog stanja
• Definiranje ciljeva promjene
• Planiranje promjene
• Komunikacija prema zaposlenicima
• Upravljanje otporom promjenama
• Implementacija promjena
• Praćenje i evaluacija

U cijelom tom procesu, u glavnini slučajeva, izostaje involviranje zaposlenika te njihovo uključivanje tek u fazi komunikacije.

Puno prekasno, jer o promjenama se „već dugo priča“.

Vjerujemo da su svi svjesni socio-psihološko-kulturoloških promjena koje se dešavaju u zadnje vrijeme. Post-covid razdoblje, digitalizacija, u najmanju ruku, sumnjiva geopolitička situacija, izlazak „novih“ generacija na tržište rada… Sve to od nas traži uvođenje „strukture“ u osobni život, samo i jedino iz razloga kako bi smo imali, barem djelomični, osjećaj kontrole.

Želja za kontrolom temeljni je aspekt ljudske prirode i usko je povezana s različitim kognitivnim procesima i funkcijama u mozgu. Pokreću ju brojni čimbenici, uključujući potrebu za sigurnošću, željom za predvidljivošću i stabilnošću te potrebu za regulacijom emocija i upravljanjem stresom. Iz kognitivne perspektive, želja za kontrolom povezana je s „izvršnom funkcijom“ mozga, koja je odgovorna za donošenje odluka te planiranje i ponašanje koje je usmjereno ka cilju.

Gubitak kontrole će generirati novu količinu anksioznosti.

Logičan zaključak svega nameće se sam od sebe, a to je da naše ljude ne želimo ostaviti u neizvjesnosti.

Nadalje, izjava direktora istraživačkog centra Gartnera koji kaže da je u zadnjem anketiranju 82% radnika istaknulo da je važno da ih njihova tvrtka vidi kao osobu, a ne samo zaposlenika upućuje na važnost uključivanja odjela za upravljanje ljudskim resursima tijekom promjena.

Kao rješenje, između ostalog, se predlaže tzv. „Open source“ pristup koji pruža zaposlenicima ljudskiji odnos na način da ih se aktivnije uključuje u inicijative koje će potaknuti promjene.

Gartner

Također, nedavno objavljen članak u Gartneru govori o uspješnom upravljanju promjenama u tvrtkama.

Članak se fokusira na važnost uključivanja zaposlenika u proces upravljanja promjenama kako bi se postigao uspjeh u samim promjena. Uzimajući u obzir da su zaposlenici ti koji izvršavaju promjene i da su često direktno pogođeni njima, autor naglašava važnost osiguravanja da se zaposlenici osjećaju uključeni i informirani tijekom cijelog procesa. Članak navodi da je ključno stvoriti kulturu u kojoj su zaposlenici uključeni u proces planiranja i provedbe promjena, što uključuje slušanje njihovih mišljenja, razumijevanje njihovih zabrinutosti i pružanje prilika za sudjelovanje u projektima.

Također se naglašava da je potrebno pružiti obuku i podršku zaposlenicima kako bi se osiguralo da se promjene uspješno provedu, a da se istovremeno zadovolje njihove potrebe i očekivanja. Autor navodi da će zaposlenici koji su uključeni u proces promjene biti motiviraniji i spremniji da prihvate promjene, što će na kraju dovesti do uspješnog ishoda.

Uključivanje zaposlenika u proces planiranja i provedbe promjena ključno je za postizanje uspjeha i poboljšanje produktivnosti i performansi.

Rješenje

Uključivanje zaposlenika u donošenje odluka

Uključivanje zaposlenika u proces donošenja odluka ne samo da pomaže u stvaranju veće angažiranosti i motivacije, već također može doprinijeti boljim odlukama koje su usklađenije s potrebama organizacije i njezinih zaposlenika.

Osim toga, uključivanje zaposlenika u proces donošenja odluka također može pomoći u izgradnji povjerenja i suradnje u organizaciji. Kada zaposlenici osjećaju da su njihova mišljenja i ideje cijenjeni i uvaženi, vjerojatnije će se angažirati u procesima promjene i raditi u skladu s ciljevima organizacije.

Uključivanje zaposlenika u planiranje promjena

Uključivanje zaposlenika u planiranje provedbe promjena može imati nekoliko koristi za organizaciju. Prvo, zaposlenici mogu pružiti vrijedne uvide i perspektive na temelju svog iskustva u organizaciji, jer svi imamo različitu perspektivu, a samim time i različitu percepciju. Ovo može uključivati ​​prijedloge za poboljšanje procesa, identifikaciju mogućih problema koji bi se mogli pojaviti tijekom provedbe promjena te ideje za njihovo rješavanje.

Drugo, kada su zaposlenici uključeni u planiranje provedbe promjena, vjerojatnije je da će se osjećati „vlasnicima“ promjena, što znači da će se više truditi u njihovoj provedbi i uspješnom ishodu.

Otvorena, dvosmjerna komunikacija

Kada organizacija provodi promjene, važno je uspostaviti otvorenu i dvosmjernu komunikaciju između lidera i zaposlenika.

Ključno je da se uspostavi otvorena komunikacija već na samom početku procesa promjene kako bi se zaposlenici osjećali uključenima u proces i mogli pružiti vrijedne uvide. Također je važno da se ta komunikacija nastavi tijekom cijelog procesa kako bi se osiguralo da se zaposlenici osjećaju informirano i uključeno u promjene.

Također, dvosmjerna komunikacija je korisna jer omogućuje da se prikupi povratna informacija o promjenama koje se provode, a kako bi se izbjegle pogreške. Dvosmjerna komunikacija omogućuje i liderima da se brže prilagode promjenama i da na temelju povratnih informacija donesu bolje odluke.

Za kraj

Promjene su nezaobilazan dio životnog ciklusa svake kompanije. Uključivanje odjela za upravljanje ljudskim potencijalima u proces promjena doprinijeti će uspjehu. U konačnici, smanjit će potrebu zaposlenika za različitim samoinicijativnim „repozicioniranjem“ unutar kompanije te različitim borbama i potrebama za kompetitivnošću izazvanu neizvjesnošću. Takvo „nekontrolirano“ ponašanje može izazvati ljubomoru, a ljubomora je tek nešto što ne želimo kao dio naše korporativne kulture.

Također, HR će pomoći u upravljanju otporom promjenama jer će ga prepoznati i lakše upravljati njime. S obzirom da je da je organizacijska kultura ključni čimbenik koji utječe na ponašanje zaposlenika, HR odjel može pomoći u upravljanju promjenama u kulturi organizacije kako bi se poboljšalo zadovoljstvo zaposlenika i potaknulo usvajanje novih vrijednosti i ponašanja.

Uključivanje zaposlenika u proces planiranja i provedbe promjena ključno je za postizanje uspjeha i poboljšanje produktivnosti i performansi.